Suite au déconfinement pouvons-nous dire que le secteur de l’événementiel ne sera plus jamais comme avant ? Malgré la multiplication des outils et la montée en puissance du digital, ces moyens ont été jusqu’à récemment assez peu utilisés en événementiel. La crise sanitaire mondiale a renversé cette tendance. Avec le confinement nous avons assisté à l’avènement des événements virtuels. Conférences, salons, congrès, réunions, les acteurs de l’événementiel ont essayé de digitaliser tout type d’événements. Il s’avérait plus judicieux de digitaliser, qu’annuler ou reporter, dans la mesure du possible.

L’humain, la composante irremplaçable de l’événement

Face à la montée du digital, nous pourrions croire que l’événement virtuel serait capable de remplacer l’événement physique. Cependant la rencontre physique est et restera l’essence d’un événement. Il sera difficile de la remplacer par le 100% virtuel. Une étude réalisée en mai dernier par l’IFOP, affirme que 93% des Français sont dans l’expectative de pouvoir participer à nouveau à des événements physiques. Il semble difficile alors de passer au 100% digital dans les années à venir. Quel est donc l’avenir du digital dans le secteur d’événementiel ? Et si la réponse était l’organisation des événements hybrides ?

Un futur événementiel hybride

L’événement hybride est un événement à la fois physique et virtuel. Il représente incontestablement le futur de l’événementiel. L’objectif d’un événement hybride sera d’offrir à la fois une expérience réelle basée sur la rencontre physique, qu’est l’essence d’un événement, et une expérience digitale, tout en s’assurant que l’ensemble reste cohérent.

Les événements hybrides peuvent prendre différents formats :

• Le live streaming : diffusion en temps réel d’un événement sous forme d’un flux vidéo que les participants peuvent visionner en direct ou en replay depuis n’importe quel endroit dans le monde.
• Les événements satellites : remplacent un grand événement physique par plusieurs petits événements physiques locaux connectés, la version digitale permet de créer des interactions à distance entre ces plusieurs événements.
• Le broadcast : est un événement physique avec des participants sur place et d’autres à distance pouvant suivre l’événement en direct.

Les avantages d’un événement hybride

Bien évidemment, lors des événements hybrides le public touché est plus large, du fait de la combinaison des personnes présents sur place et ceux y participant virtuellement. Cela vient du fait notamment que l’accès à l’événement est facilité. Cela constitue un autre avantage : plus besoin de se déplacer, plus de problème de perte de temps dans les transports, ni même de réservation de l’hébergement. Ceci revient à dire que l’organisateur réduit considérablement les coûts de son événement : réservation de salle plus petite, un appel moindre à d’autres fournisseurs (traiteur, hébergement, transferts…). Il bénéficie, par ailleurs, de plus de souplesse et de simplicité dans son organisation, un événement qui auparavant prenait des mois de préparation, à présent peut s’organiser en quelques semaines. Bien évidemment cela est le cas seulement lorsque l’organisateur ou le prestataire dont il fait appel maîtrise les aspects organisationnels d’un tel événement, il faut être performant à la fois en ligne et hors ligne. Pour conclure, nous pourrions également évoquer l’aspect écoresponsable d’un tel événement.