Depuis maintenant des semaines, le monde entier fait face à une situation exceptionnelle du fait du Covid-19. Une majorité des secteurs d’activités ont été impactés et ont dû trouver dans la hâte des solutions pour continuer leurs activités malgré les mesures sanitaires mises en place. Le secteur de l’événementiel, qui n’a pas été épargné, bien au contraire, a dû trouver des alternatives pour rendre possible les interactions humaines bien que les physiques soient limitées voire interdites. C’est alors ainsi que les événements virtuels se révèlent être une solution à envisager. Pour développer cette option et l’adapter de la meilleure sorte à votre événement, il est d’abord nécessaire de comprendre ce qu’est un événement virtuel, de savoir de quoi il s’agit concrètement. Il vous faudra ensuite savoir comment utiliser cette technologie pour user de tous ces profits et ainsi réussir votre événement.

Comprendre les événements virtuels

De quoi parle-t-on exactement ?

Les événements virtuels sont les événements qui ont pour but de reproduire le fonctionnement des événements physiques classiques où les échanges d’informations sont possibles entre participants sans ce que ces derniers n’aient besoin de se déplacer pour se rendre sur un lieu physique commun.

Il existe différents types d’événements virtuels :

• Salons virtuels : salons interactifs en ligne
• Workshops : atelier centré sur un sujet déterminé
• Webinaires : conférences et sessions en ligne
• Conférences call : appels réunissant plus de 2 personnes
• Tchats : discussions sur des sujets déterminés
• Réunions à distance : réunions regroupant certains ou tous les participants
• Mooc : formation en ligne

Les avantages de tels événements

Considérant l’intégralité des avantages offerts par les événements virtuels, on pourrait même se demander pourquoi leur utilisation n’était pas plus courante avant cette crise du Covid-19. En effet ceux-ci sont nombreux et peuvent se révéler très profitables pour toutes les parties prenantes à l’événement.

• Alternative face à la situation actuelle : C’est un fait, les regroupements physiques sont interdits durant des mois mais vos relations professionnelles, elles ne peuvent pas attendre. Continuer son activité et ainsi échanger avec les autres salariés, les fournisseurs et les clients reste une priorité. Les événements virtuels semblent être la première solution envisagée.

• Gain de temps : l’organisation est plus rapide et facilitée. Le mises à jour peuvent être faites en un clic et l’équipe en charge peut être réduite.

• Réduction des coûts : Ceux-ci sont largement réduit du fait de l’absence des services liés à l’accueil et confort du participant (lieu physique, de restauration, de matériels techniques, de personnel,..)

• Audience plus large/gain de visibilité : il est possible de communiquer avec plus de participants, avec ceux qui n’aurait pas pu se rendre sur les lieux du fait de restrictions financières ou de distances géographiques.

• Plus d’interactivité : Contrairement à ce qu’on pourrait croire, les interactions peuvent être favorisées durant des événements virtuels si évidemment les bons dispositifs sont mis en place.

• Renforcement de l’image et des relations : Vous montrez que vous êtes réactifs face aux nouvelles situations et que vous vous adaptez en utilisant les nouvelles technologies disponibles. C’est de plus l’occasion de montrer que vous faites tout votre possible pour maintenir vos relations professionnelles qui vous sont chères.

• Optimisation de votre ROI : Vous n’investissez que dans ce qui est essentiel à la communication et à la diffusion de l’information.

• Un événement plus responsable : Vous réduisez considérablement votre empreinte carbone en éliminant les émissions dues aux déplacements, impressions, déchets, gâchis alimentaires,…

Les limites de ces événements

Évidemment des contraintes peuvent être envisagées du fait de pareils événements :

• La qualité de la plateforme et du service proposé : Il est important de choisir le bon prestataire car même si beaucoup semblent proposer une solution similaire, les technologies et services proposés peuvent être différents.
• Les différents fuseaux horaires : Pour ce qui concerne les visionnages des conférences, les VOD sont une option possible. Concernant les interactions en simultanées, les options sont plus rares.
• Heureuses rencontres : La chance de rencontrer par hasard une future relation professionnelle prometteuse en allant chercher un café est plus improbable.
• L’équipement des participants : Pour assister à un événement virtuel, le participant doit être muni d’un ordinateur ou d’un smartphone.
• Perplexité des réfractaires et maladresse des apprentis : Nous n’avons pas tous les mêmes opinions et la même expérience quand il s’agit de technologie.
• Qualité de la bande passante.

Comment organiser mon événement virtuel ?

Après avoir bien compris ce qu’était un événement virtuel et assimilé qu’il n’offrait pas la même expérience qu’un événement physique, vous devez vous poser les bonnes questions et définir le concept de votre événement pour savoir si les 2 peuvent se correspondre. La transition vers le digital ne s’improvise pas, vous devez suivre les étapes et astuces qui vont permettront d’optimiser ces technologies.

Je définis mon concept

Comme vu précédemment, il n’existe pas qu’une seule sorte d’événement virtuel ou une seule manière de le faire.  Il est important que vous réfléchissiez au concept, à la vision et aux objectifs de votre événement. Optez pour une solution qui vous reste familière comme un événement hybride par exemple et qui permettra d’insérer les dispositifs dont vous usez habituellement. Une fois cela fait, vous serez capable de savoir quel type d’événement virtuel correspondrait le mieux à votre idée de base.

Je choisis mon prestataire

Il existe bon nombre d’entreprises proposant la mise en place d’événements virtuels mais il est important de comprendre que toutes n’offrent pas les mêmes fonctionnalités ou utilisent les mêmes dispositifs. De ce fait, vous devez vous renseigner pour déterminer quel prestataire répond le mieux à votre demande car certains ont des spécialités et ont ainsi développés des modules spécifiques. Chez Invent App, nous sommes spécialisés dans les événements internes à l’entreprise c’est pourquoi nous développons en priorité les modules les plus indispensables à ce genre d’événement.

J’ajuste le contenu délivré

En changeant la structure d’un événement, vous changez la manière dont l’information est diffusée et reçue et la manière dont les participants interagissent. Des modifications d’agencement du contenu doivent être ainsi apportées.

• Les conférences doivent être disponibles en direct et en VOD. Invent App vous permet d’insérer des live mais aussi les retransmissions pour que vous puissiez étendre votre audience un maximum et vous adaptez aux emplois du temps de chacun. Nous vous proposons d’insérer dans chaque créneau d’agenda la vidéo correspondante. La plateforme restera intuitive et facile d’utilisation pour le participant, qu’il s’agisse d’un direct ou d’une VOD.

• Travaillez sur des présentations et des visuels encore plus dynamiques et attrayants. L’idée étant de maintenir l’attention du participant, il serait déconseillé de rester plus de 3 minutes sur une même diapositive.

• Les documents doivent être rangés et organisés de manière à ce qu’ils soient associés à une session en particulier.

J’engage mon public

Pour que le participant ressorte satisfait de cette nouvelle expérience, il doit avoir été informé par un contenu qualitatif, inclus dans des échanges et diverti par un ensemble dynamique. Utilisez un maximum des fonctionnalités proposées par votre prestataire pour éveiller vos participants. Les modules phares d’Invent App vont être les « posez vos questions en direct », les quiz, les votes, les chats, les feedbacks et les fils d’actualités par exemple. Ces derniers sont un parfait moyen de stimuler l’intérêt des participants et ainsi leur implication. N’hésitez pas à demander conseil à votre prestataire car il reste un expert en expérience digital. Vous pouvez même regarder avec lui les options supplémentaires qu’il serait possible d’intégrer à votre événement virtuel.

J’encourage le networking

Le networking faisant partie intégrante d’un événement doit alors être également possible même virtuellement. Même s’il en change d’aspect, ce fondamental doit être respecté du fait des opportunités qu’il permet. Invent App met d’abord à la disposition des participants la liste des tous les conviés, qu’il s’agisse de clients, fournisseurs, salariés ou autres avec leur profil affichant les informations choisies par chacun. Nous vous permettons également de créer des « salles » virtuelles qui permettront à un participant d’échanger en vidéo avec n’importe quel autre de ses semblables de manière isolée, en parallèle de l’événement principal.

Mettez en votre faveur notre savoir-faire et notre technologie pour que vous puissiez organiser des événements virtuels !

Invent App à votre écoute

Face à cette situation exceptionnelle, Invent App veut s’adapter un maximum en répondant aux nouvelles exigences qui en découlent et vous proposer plus de confort en développant encore plus de nouvelles fonctionnalités. En cette période où la collaboration prend encore plus de sens, nous pensons qu’il s’agirait d’un véritable atout commun de marier votre évaluation du terrain à nos technologies et expertises. Pour cela, nous avons besoin de vous pour savoir quelle fonctionnalité nous devrions développer pour satisfaire vos besoins les plus urgents. Contactez-nous pour nous en informer.

Cette situation vous oblige à précipiter l’apparition des événements virtuels qui auront de toute façon une place non négligeable dans un futur proche dans le monde de l’événementiel. C’est l’opportunité de se familiariser avec ces solutions, d’apprendre à les maitriser et de commencer à les développer dès maintenant. Prenez de l’avance !