Comment bien choisir son lieu de séminaire ?
Bien choisir le lieu d’un séminaire d’entreprise est une étape clé de son organisation. Il faut prendre en compte de nombreux aspects du lieu, des équipements disponibles au budget tout en pensant à la logistique et au service.
Pour vous aider à choisir le lieu de séminaire idéal pour vos collaborateurs dans de bonnes conditions, nous avons rassemblé pour vous tous nos meilleurs conseils. Vous pourrez ainsi aborder le choix de votre lieu de séminaire avec plus de sérénité.
Évaluez vos besoins en matière d’espace
La surface disponible dans la pièce est déterminante pour le choix de votre lieu de séminaire. Une salle trop grande pourrait donner un aspect qui peut nuire à votre crédibilité. D’un autre côté, une salle trop petite peut vite rendre le déroulement de l’événement complexe et nuire à la bonne qualité de son déroulement.
Les équipements sont également des éléments clés. Vous devez disposer d’un support d’affichage performant car il vous accompagnera durant votre présentation. Pensez aussi à déterminer un espace qui sera dédié aux pauses. Il est toujours agréable pour vos collaborateurs de prendre un café et une viennoiserie dans un lieu différent de celui du séminaire.
Cette coupure permet de mieux recentrer leur attention lors de la reprise tout en renvoyant une bien meilleure image de votre professionnalisme.
Déterminez votre budget
Élément incontournable de votre organisation, le budget doit être défini. Vous devez choisir un montant maximal à ne pas dépenser afin que votre événement demeure un succès tout en étant intéressant pour vous. Organiser l’évènement ne vous force pas ensuite à utiliser l’intégralité de l’enveloppe.
Vous devez cependant faire l’effort de répondre aux attentes de vos collaborateurs avec un service et une prestation de qualité.
Pensez à l’emplacement
Autre facteur important, l’emplacement doit être considéré. Un bon emplacement doit être facilement accessible pour vos collaborateurs et partenaires. Il est préférable de disposer de nombreuses solutions de transport.
Choisir un quartier sûr avec des points de restauration et de divertissement dans les alentours est très important pour les invités. Ces derniers souhaiteront certainement explorer la région pendant leur temps libre.
Vérifiez les équipements et les installations
Avant de choisir votre lieu de séminaire, vérifiez que le lieu dispose des équipements et des installations nécessaires au bon déroulement de l’évènement. Vous aurez besoin d’un son de qualité, d’un équipement audiovisuel, d’une connexion Internet fiable et de suffisamment de tables et de chaises pour l’ensemble des personnes présentes.
Évaluez l’atmosphère du lieu et la qualité du service
L’atmosphère du lieu défini le premier ressenti de vos collègues. Ainsi, un séminaire professionnel doit se faire dans un cadre épuré et soigné.
Il en va de même pour le service, élément clé qui assurera le succès de votre séminaire. Un personnel professionnel et serviable dans un environnement agréable offrira un cadre idéal.
Demandez des références et des commentaires
Il sera très utile pour vous de demander l’avis de personnes qui ont déjà réalisé des évènements sur les lieux. Vous obtiendrez ainsi des retours qui pourront vous aiguiller sur les avantages et inconvénients du lieu. Pour les lieux avec une présence en ligne plus développée, vous pouvez à tout moment consulter les commentaires laissés. Il sont de bons indicateurs pour mettre en avant les qualités et les défauts d’un lieu en particulier.
Visitez les lieux en personne
Une fois que vous avez respecté l’ensemble de ces conseils, vous devriez normalement disposer d’une liste de lieux potentiels pour votre séminaire. Pour prendre la décision finale, nous ne pouvons que vous conseiller de vous rendre directement sur les lieux pour réaliser votre propre analyse.
Aller sur place permet souvent de projeter l’organisation et de relever les atouts et les défauts d’un en fonction de comment on souhaite organiser l’évènement. Pour être sélectionné, un lieu doit répondre à l’ensemble de vos exigences nécessaires à la réalisation du séminaire.
Vous disposez maintenant de nombreux conseils pour bien choisir votre lieu de séminaire d’entreprise.
Cependant, l’organisation d’un séminaire pour son entreprise demande du temps et des ressources nécessaires. Sachez que vous pouvez confier votre projet d’événement auprès d’une agence événementielle qui se chargera à merveille de l’organisation de votre projet de A à Z.
