380 000 événements corporate sont organisés chaque année en France - et l'accueil de votre événement reste le moment le plus redouté par les organisateurs.
Files d'attente, confidentialité des données non maîtrisée, impression de badges en urgence : la gestion des participants concentre à elle seule 12 à 15 heures de tâches manuelles par événement. L'application check-in événementielle Invent App vous permet de simplifier la gestion de l'accueil des invités. De l'inscription jusqu'à l'émargement en temps réel, l'application checkin Invent App assure un accueil fluide et un checkin instantané, sécurisé et mesurable. Gérer vos invités, imprimer les badges et assurer un suivi des entrées en checkin rapide : voici comment l'application de checkin Invent App transforme l'accueil événementiel de votre convention ou séminaire.
Check-in en 3 à 5 secondes. Déployé en 2 à 5 jours.
95 % des organisateurs citent la satisfaction des participants comme indicateur principal de réussite. Pourtant, la plupart gèrent encore l'accueil événementiel avec des listes imprimées et une coordination humaine fragile. L'utilisation d'une application événementielle dédiée reste minoritaire, alors que les coûts cachés s'accumulent à chaque convention ou congrès. Gagner du temps dès l'accueil des invités est possible avec une solution digitale adaptée.
Les coûts cachés d'un enregistrement manuel s'accumulent rapidement :
Gagner du temps dès l'accueil, c'est poser les bases d'un événement réussi.
L'application check-in Invent App traite chaque enregistrement en 3 à 5 secondes - contre 20 à 40 secondes à la main. L'utilisation d'une solution dédiée transforme l'expérience d'accueil : plus d'accueil des invités fluide, moins de tâches manuelles répétitives. Voici ce que cela change concrètement pour votre équipe.
Chaque participant reçoit un QR code unique lors de son inscription. Le jour J, votre équipe scanne le code depuis la solution mobile Invent App : la validation s'affiche en moins de 3 secondes. L'accès est accordé, le badge imprimé si besoin et la présence enregistrée automatiquement dans la base de données. Pour enregistrer 500 participants à l'entrée, Invent App vous permet de garder un accueil fluide du premier au dernier invité. Un checkin rapide sans papier et sans erreur.
Vous pouvez créer plusieurs points de passage distincts (par zone, par session ou par pays, par exemple « Arrivée participants France » et « Arrivée participants Allemagne ») : chaque scan est rattaché au bon point et alimente un compteur live Présents / Absents / Total. Si un QR code est illisible, votre équipe bascule en validation manuelle en recherchant le participant dans la liste. À chaque validation, une fiche affiche les informations clés du participant (jusqu'à 3 champs et des tags de couleur) pour un contrôle d'accès précis.
Pendant l'événement, chaque scan met à jour en direct le tableau de bord de l'organisateur. L'émargement en temps réel permet de visualiser les entrées minute par minute, d'identifier les absents et de suivre les données de présence par session ou par zone. Cette fonctionnalité d'émargement numérique supprime le point faible de la liste papier. L'utilisation d'un tableau de bord live améliore l'expérience de pilotage pour l'organisateur : les données sont disponibles immédiatement, exportables et sécurisées. Le suivi des entrées ne réclame plus de consolidation post-événement.
Pour les événements qui exigent une preuve d'émargement, l'application permet de recueillir la signature du participant directement à l'écran, au moment de la validation. À l'issue de l'événement, les données de présence s'exportent en un clic : liste complète des présents et absents, détail de chaque scan (date, heure, groupe, type, nombre de passages) et export global par point de passage, pour vos analyses de fréquentation et votre archivage.
L'application événementielle Invent App intègre un module d'impression de badges directement connecté à la liste d'invités. Nom, prénom, fonction, code couleur par catégorie de participants : chaque badge est généré à la volée au moment du scan. Cette fonctionnalité d'accueil personnalisé améliore l'expérience des participants dès leur arrivée et renforce l'image professionnelle de votre organisation.
Sur les événements à forte affluence, le self check-in supprime le poste d'accueil comme goulot d'étranglement. Le participant ouvre lui-même le module depuis l'application : il retrouve son profil et l'historique de ses derniers check-ins, puis clique sur « Lire le QR code » pour scanner le point de passage prévu. Sa présence est enregistrée instantanément, sans intervention de votre équipe. Idéal pour absorber les pics d'arrivée, ce mode autonome se combine avec le check-in assisté pour couvrir tous vos formats.
Check-in assisté ou self check-in : voici comment choisir selon votre événement.
| Caractéristiques | Check-in | Self check-in |
|---|---|---|
| Qui valide la présence | Organisateur ou « checker » | Participant |
| Mode principal | Scan QR code ou validation manuelle | Scan QR code |
| Activation du scanner | Dès l'entrée dans un point de passage | Après clic sur « Lire le QR code » |
| Accueil | Personnalisé, avec contrôle d'accès | Autonome, rapide |
| Options avancées | Multi check-in, scan unique | Historique personnel |
| Cas d'usage idéal | Événements avec contrôle précis, petits à moyens volumes | Événements à forte affluence, accès rapide |
Avec Invent App, réduire les files d'attente n'est plus un défi logistique. Chaque enregistrement digital prend 3 à 5 secondes. Vos collaborateurs récupèrent 12-15 heures de tâches manuelles évitées par événement, quel que soit le format - présentiel ou hybride. Cette capacité est réallouée à l'amélioration de l'expérience participants et à la coordination sur place.
La solution Invent App fonctionne en mode hors-ligne. En cas de coupure réseau dans la salle de conférence ou le salon, les enregistrements continuent et se synchronisent à la reconnexion. Gérer vos invités depuis un smartphone ou une tablette, sans dépendance à une infrastructure IT locale : c'est la promesse d'une application check-in pensée pour les contraintes du terrain événementiel. Que vous opériez depuis un site de conférence, une salle de séminaire ou un salon professionnel, l'invitation et l'enregistrement des participants restent fluides.
Simplifier la gestion des données participants passe par un système centralisé. La plateforme Invent App enregistre les données de présence de façon sécurisée, dans le respect des obligations RGPD : consentement à l'inscription, accès aux données sur demande, suppression automatique après la durée de conservation définie. Pour faciliter la mise en conformité, notre contact dédié vous accompagne sur les bonnes pratiques. L'expérience digitale ne compromet pas la protection des données - elle la renforce.
Combien d'heures votre équipe passe-t-elle à préparer et gérer l'accueil de vos événements ? L'application d'émargement et de checkin Invent App vous permet d'optimiser l'expérience de mise en place de l'accueil. Calculez votre gain avec notre outil de checkin interactif ci-dessous.
Depuis 2018, Invent App accompagne les organisateurs d'événements B2B dans la digitalisation de leur accueil. 1 000 événements gérés, dont 40 événements de 1 000+ participants sans incident technique : la solution digitale Invent App a prouvé sa fiabilité sur les formats les plus exigeants - conventions nationales, congrès médicaux, séminaires grands comptes, salons professionnels, événements hybrides. L'expérience terrain accumulée depuis 2018 se traduit par une solution d'émargement et de check-in qui répond aux exigences des plus grandes organisations. Optimiser l'expérience d'accueil est au coeur de chaque nouvelle fonctionnalité développée par Invent App.
Pas besoin de mois d'intégration. L'application événementielle Invent App se déploie en 2 à 5 jours. La fonctionnalité check-in s'intègre nativement avec le site web d'inscription et la gestion des participants sur l'ensemble de votre parcours événementiel. L'utilisation du module d'accueil, accessible via une application web ou une checkin app mobile sur smartphone ou tablette, ne nécessite aucune formation longue : vos collaborateurs sont opérationnels en quelques heures. Un consultant Invent App est disponible sur option le jour de votre événement.
LVMH, Louis Vuitton, AXA, Danone, KPMG, Nokia : les plus grandes organisations françaises font confiance à Invent App pour digitaliser leurs événements B2B. Leurs Event Managers exigent un accueil fluide, une traçabilité parfaite et une application de check-in - ou app de check - à la hauteur de leur image de marque.
Une question qui n'est pas listée ? Notre équipe vous répond lors de la démo.
Demander une démo →Dotez votre équipe d'une application mobile de check-in avec scanner des QR codes envoyés aux participants à l'inscription. Anticipez les flux par tranche horaire, multipliez les postes de scan pour les grands formats et activez l'impression de badges à la volée pour faciliter l'accueil.
Les meilleures applications événements combinent émargement en temps réel, impression de badges, mode offline et conformité réglementaire. Pour les événements B2B exigeants, l'application d'enregistrement Invent App se déploie en 2 à 5 jours avec accompagnement dédié.
Un tableau de bord centralisé permet le suivi des entrées minute par minute. Chaque checkin en temps réel met à jour la liste de présence, identifie les absents et génère des données exploitables immédiatement après l'événement sans consolidation manuelle.
Un outil de checkin avec scanner des QR codes, impression de badges automatique et synchronisation instantanée suffit pour absorber plusieurs centaines de participants à l'heure. La solution mobile Invent App permet à vos équipes de travailler en toute mobilité.
Réduire les files d'attente passe par la parallélisation : plusieurs postes de scan simultanés, mode self checkin pour les participants autonomes et anticipation des flux par tranche horaire. Un accueil fluide se prépare en amont avec une application de gestion de check-in configurée selon votre site.
Les avantages application checkin sont nombreux : gagner du temps (12-15h de tâches manuelles évitées), disposer des données participants immédiatement, sécuriser la conformité réglementaire et optimiser l'expérience d'accueil pour vos participants. Une application check-in dédiée remplace avantageusement toute méthode manuelle.
Avec le check-in, c'est l'organisateur (ou un « checker ») qui valide la présence en scannant le QR code ou via la liste. Avec le self check-in, le participant s'enregistre lui-même en scannant un point de passage dédié : un mode autonome idéal pour les événements à forte affluence où il faut éviter les files d'attente.
Cas d'utilisation
En savoir plus
