Traçabilité & conformité : sécurisez le suivi de présence
L’organisation de congrès de santé exige une traçabilité totale. Pour simplifier vos processus, l’usage d’une application événementielle permet de suivre les présences avec une précision chirurgicale.
Ce dispositif répond aux obligations légales (ex. Encadrement des Avantages) en automatisant la collecte des preuves de participation.
En adoptant une application mobile, vous sécurisez vos données et générez des rapports de transparence fiables.
Au sommaire
- Sécuriser le suivi : émargement + attestations
- Piloter l’engagement : interactions & preuves
- Automatiser le reporting : exports & certificats
- Questions fréquentes
1) Sécuriser le suivi avec une application de communication
L’émargement numérique remplace les feuilles papier pour éviter toute perte d’information.
Une application de communication centralise les accès et les attestations de chaque professionnel de santé.
Cette méthode garantit une traçabilité sans faille du parcours de chaque congressiste.
Messagerie sécurisée
Une application de messagerie sécurisée protège les échanges confidentiels au sein de la plateforme.
Chat dédié
Contrairement aux outils classiques, une application de chat en ligne dédiée aide à protéger les données stratégiques.
Sans numéro perso
Une messagerie sans numéro de téléphone permet de communiquer via des identifiants professionnels.
Cette approche renforce la confiance des utilisateurs dans votre application pour la communication interne.
2) Piloter l’engagement par une application événementielle directe
Le tracking digital mesure aussi l’intérêt scientifique des sessions.
Une application événementielle propose des outils interactifs pour valider l’assiduité des participants.
Par exemple, le lancement d’une application de sondage en fin de conférence prouve la présence réelle et l’acquisition de connaissances.
Bon à savoir
- Rappels déontologiques via notifications.
- Échanges rapides via messagerie entre logistique & intervenants.
- Trace des questions/réponses pour modération et reporting.
- Canaux thématiques pour prolonger les échanges scientifiques.
3) Automatiser le reporting avec une application de communication d’entreprise
Une application de communication d’entreprise simplifie l’export des données de tracking pour vos rapports finaux.
L’usage d’une application de planning permet de comparer les temps de présence réels avec le programme pour justifier chaque prise en charge.
Cet outil remplace avantageusement une messagerie mail classique pour l’envoi automatisé des certificats de présence : vous gagnez en rapidité et éliminez les erreurs de saisie.
En utilisant un chat, vos équipes débriefent sur les indicateurs de performance.
Une application événementielle bien exploitée sécurise ainsi votre organisation tout en modernisant l’expérience des participants.
Questions fréquentes
Comment le tracking digital assure-t-il la conformité ?
Le tracking enregistre chaque présence de façon inaltérable. Ces données servent de justificatifs officiels pour prouver
que les avantages offerts correspondent à une présence scientifique réelle.
Les données des médecins sont-elles protégées ?
L’application respecte les normes RGPD. Les données de tracking sont chiffrées et accessibles uniquement
par les responsables habilités de votre organisation.
Peut-on exporter les rapports de présence facilement ?
L’outil génère des fichiers Excel ou PDF en un clic. Ces documents sont directement exploitables pour vos déclarations
auprès des instances de régulation.
L’application fonctionne-t-elle sans internet ?
Le tracking peut fonctionner en mode déconnecté. Les données sont ensuite synchronisées automatiquement
dès que l’appareil retrouve une connexion.
Quels sont les bénéfices pour les exposants ?
Les partenaires industriels peuvent scanner les badges pour valider leurs propres obligations de transparence,
assurant un suivi rigoureux sans ralentir le flux des visiteurs.
Besoin d’un modèle de notification “rappel déontologie” ?
