No mundo da organização de eventos, é crucial dispor das ferramentas adequadas para simplificar e melhorar os processos de planejamento e acompanhamento. Entre essas ferramentas, os aplicativos de eventos estão se tornando cada vez mais populares para gerenciar os aspectos relacionados aos expositores e patrocinadores. Neste artigo, vamos descobrir as cinco melhores funcionalidades que esses aplicativos devem oferecer para facilitar a gestão de expositores e patrocinadores.
1. Gestão centralizada das informações
Para uma organização eficaz, é essencial ter um sistema centralizado que permita armazenar e gerenciar as informações relativas aos expositores e patrocinadores. Um bom aplicativo de eventos deve, portanto, oferecer um espaço dedicado onde você poderá reunir todos os dados úteis, como contatos, contratos, logos, etc.
Criação de perfis personalizados
Além de centralizar as informações, o aplicativo deve permitir a criação de perfis personalizados para cada expositor e patrocinador, a fim de conhecer melhor suas necessidades e expectativas. Isso também facilitará a comunicação entre os diferentes atores envolvidos no evento.
2. Planejamento e acompanhamento das tarefas
É importante poder acompanhar o andamento das diferentes tarefas relacionadas aos expositores e patrocinadores, como a recepção dos contratos, a validação dos estandes, etc. Para isso, um aplicativo de evento eficaz deve oferecer um sistema de gestão de tarefas que permita planejar e acompanhar as diferentes etapas do processo.
Alertas e notificações
O aplicativo deve também oferecer alertas e notificações para informá-lo sobre prazos importantes e lembrá-lo das ações a serem realizadas. Assim, você poderá antecipar problemas potenciais e garantir que tudo ocorra conforme o plano estabelecido.
3. Gestão de disponibilidade e reservas online
Para facilitar a gestão dos expositores e patrocinadores, é essencial poder conhecer e gerenciar as disponibilidades dos diferentes espaços ou opções de visibilidade oferecidos durante o evento. O aplicativo de eventos ideal deve, portanto, ter uma funcionalidade de gestão de
disponibilidades e reservas online para simplificar esse processo e evitar duplicações ou erros.
Sistema de pagamento integrado
Um benefício adicional seria ter um sistema de pagamento integrado no aplicativo, de modo a facilitar as transações entre os organizadores e os expositores ou patrocinadores. Isso também permitirá manter um registro dos pagamentos efetuados e facilitar a gestão das faturas.
4. Comunicação fluida e simplificada
A comunicação com os expositores e patrocinadores é crucial para o sucesso do seu evento. Um bom aplicativo de eventos deve, portanto, dispor de ferramentas de comunicação integradas, como mensagens instantâneas, videochamadas ou ainda fóruns de discussão. Isso permitirá interagir mais facilmente com os diferentes atores e assegurar uma melhor coordenação das ações.
Compartilhamento de documentos
Também é útil poder compartilhar facilmente documentos com os expositores e patrocinadores, como plantas, fichas técnicas ou contratos. O aplicativo deve, portanto, oferecer uma funcionalidade de compartilhamento de documentos segura e prática para todas as partes envolvidas.
5. Visibilidade e promoção dos expositores e patrocinadores
Para valorizar o papel dos expositores e patrocinadores durante o seu evento, é importante oferecer-lhes uma visibilidade adequada no aplicativo. Um bom aplicativo de eventos deve, portanto, oferecer um espaço dedicado à promoção desses atores, exibindo, por exemplo, seu logo, uma descrição de suas atividades, bem como links para seus sites e redes sociais.
Integração às redes sociais
Por fim, para maximizar o alcance de suas parcerias, pode ser interessante integrar funcionalidades relacionadas às redes sociais no aplicativo, de modo a facilitar o compartilhamento de informações sobre expositores e patrocinadores ao público. Isso pode ser feito por meio da implementação de botões de compartilhamento, ou ainda a integração de feeds de notícias provenientes das contas oficiais dos parceiros.
Em resumo, um aplicativo de evento otimizado para a gestão de expositores e patrocinadores deve oferecer inúmeras funcionalidades para facilitar os processos de planejamento, acompanhamento e comunicação. Os elementos-chave a serem considerados são a centralização das informações, a gestão de tarefas, a reserva online e o pagamento integrado, bem como a promoção e a visibilidade dos parceiros no aplicativo e nas redes sociais.
