No mundo da organização de eventos, é crucial dispor das ferramentas adequadas para simplificar e melhorar os processos de planeamento e acompanhamento. Entre essas ferramentas, as aplicações de eventos estão a tornar-se cada vez mais populares para gerir os aspetos relacionados com os expositores e patrocinadores. Neste artigo, descobriremos as cinco melhores funcionalidades que essas aplicações devem oferecer para facilitar a gestão dos expositores e patrocinadores.
1. Gestão centralizada de informações
Para uma organização eficaz, é essencial ter um sistema centralizado que permita armazenar e gerir as informações relativas aos expositores e patrocinadores. Uma boa aplicação de eventos deve, portanto, proporcionar um espaço dedicado onde pode agrupar todos os dados úteis, tais como os contactos, contratos, logótipos, etc.
Criação de perfis personalizados
Além de centralizar as informações, a aplicação deve permitir a criação de perfis personalizados para cada expositor e patrocinador, a fim de conhecer melhor as suas necessidades e expectativas. Isto também facilitará a comunicação entre os diferentes atores envolvidos no evento.
2. Planeamento e acompanhamento das tarefas
É importante poder acompanhar o progresso das diferentes tarefas relacionadas aos expositores e patrocinadores, como a receção dos contratos, a validação dos stands, etc. Para isso, uma aplicação de eventos eficiente deve oferecer um sistema de gestão de tarefas que permita planear e acompanhar as diferentes etapas do processo.
Alertas e notificações
A aplicação deve também oferecer alertas e notificações para o informar dos prazos importantes e lembrar das ações a realizar. Assim, poderá antecipar os problemas eventuais e garantir que tudo decorra conforme o plano estabelecido.
3. Gestão de disponibilidades e reserva online
Para facilitar a gestão dos expositores e patrocinadores, é essencial poder conhecer e gerir as disponibilidades dos diferentes espaços ou opções de visibilidade propostos durante o evento. A aplicação de eventos ideal deve, portanto, dispor de uma funcionalidade de gestão das
disponibilidades e de reserva online para simplificar este processo e evitar duplicações ou erros.
Sistema de pagamento integrado
Uma vantagem adicional seria ter um sistema de pagamento integrado na aplicação, para facilitar as transações entre os organizadores e os expositores ou patrocinadores. Isso também permitirá manter um registo dos pagamentos efetuados e facilitar a gestão das faturas.
4. Comunicação fluída e simplificada
A comunicação com os expositores e os patrocinadores é crucial para o sucesso do seu evento. Uma boa aplicação de eventos deve, portanto, dispor de ferramentas de comunicação integradas, como a mensagem instantânea, as chamadas de vídeo ou ainda os fóruns de discussão. Isso permitirá uma troca mais fácil com os diferentes atores e garantir uma melhor coordenação das ações.
Partilha de documentos
Também é útil poder partilhar facilmente documentos com os expositores e patrocinadores, como plantas, fichas técnicas ou contratos. A aplicação deve, portanto, oferecer uma funcionalidade de partilha de documentos segura e prática para todas as partes envolvidas.
5. Visibilidade e promoção dos expositores e patrocinadores
Para valorizar o papel dos expositores e dos patrocinadores durante o seu evento, é importante oferecer-lhes uma visibilidade adequada na aplicação. Uma boa aplicação de eventos deve, portanto, oferecer um espaço dedicado à promoção desses atores, exibindo, por exemplo, o seu logótipo, uma descrição das suas atividades, bem como links para os seus sites web e redes sociais.
Integração nas redes sociais
Finalmente, para maximizar o alcance das suas parcerias, pode ser interessante integrar funcionalidades relacionadas com as redes sociais na aplicação, a fim de facilitar a partilha de informações sobre os expositores e patrocinadores junto ao público. Isso pode incluir a implementação de botões de partilha, ou ainda a integração de fluxos de notícias provenientes das contas oficiais dos parceiros.
Em resumo, uma aplicação de evento otimizada para a gestão dos expositores e patrocinadores deve oferecer inúmeras funcionalidades para facilitar os processos de planeamento, de acompanhamento e de comunicação. Os elementos chave a considerar são a centralização das informações, a gestão das tarefas, a reserva online e o pagamento integrado, assim como a promoção e a visibilidade dos parceiros na aplicação e nas redes sociais.
