En el mundo de la organización de eventos, es crucial tener las herramientas adecuadas para simplificar y mejorar los procesos de planificación y seguimiento. Entre estas herramientas, las aplicaciones de eventos son cada vez más populares para gestionar los aspectos relacionados con los expositores y patrocinadores. En este artículo, descubriremos las cinco mejores características que estas aplicaciones deben ofrecer para facilitar la gestión de expositores y patrocinadores.
1. Gestión centralizada de la información
Para una organización eficiente, es esencial contar con un sistema centralizado que permita almacenar y gestionar la información relacionada con expositores y patrocinadores. Una buena aplicación de eventos debe ofrecer un espacio dedicado donde puedas agrupar todos los datos útiles, como contactos, contratos, logotipos, etc.
Creación de perfiles personalizados
Además de centralizar la información, la aplicación debe permitir la creación de perfiles personalizados para cada expositor y patrocinador, con el fin de conocer mejor sus necesidades y expectativas. Esto también facilitará la comunicación entre los diferentes actores involucrados en el evento.
2. Planificación y seguimiento de tareas
Es importante poder seguir el progreso de las diferentes tareas relacionadas con expositores y patrocinadores, como la recepción de contratos, la validación de stands, etc. Para ello, una aplicación de eventos eficaz debe ofrecer un sistema de gestión de tareas que permita planificar y seguir las diferentes etapas del proceso.
Alertas y notificaciones
La aplicación también debe ofrecer alertas y notificaciones para informarte de los plazos importantes y recordarte las acciones a realizar. Así, podrás anticipar posibles problemas y asegurarte de que todo se desarrolle según el plan establecido.
3. Gestión de disponibilidades y reserva en línea
Para facilitar la gestión de expositores y patrocinadores, es esencial conocer y gestionar las disponibilidades de los diferentes espacios u opciones de visibilidad ofrecidas durante el evento. La aplicación de eventos ideal debe, por lo tanto, contar con una funcionalidad de gestión de
disponibilidades y reserva en línea para simplificar este proceso y evitar duplicados o errores.
Sistema de pago integrado
Una ventaja adicional sería tener un sistema de pago integrado en la aplicación, para facilitar las transacciones entre los organizadores y los expositores o patrocinadores. Esto también permitirá llevar un registro de los pagos realizados y facilitar la gestión de facturas.
4. Comunicación fluida y simplificada
La comunicación con los expositores y patrocinadores es crucial para el éxito de tu evento. Una buena aplicación de eventos debe, por lo tanto, contar con herramientas de comunicación integradas, como mensajería instantánea, llamadas de video o foros de discusión. Esto permitirá intercambiar más fácilmente con los diferentes actores y asegurar una mejor coordinación de las acciones.
Compartir documentos
También es útil poder compartir fácilmente documentos con expositores y patrocinadores, como planos, fichas técnicas o contratos. La aplicación debe, por lo tanto, proponer una funcionalidad de compartir documentos segura y práctica para todas las partes involucradas.
5. Visibilidad y promoción de expositores y patrocinadores
Para resaltar el papel de los expositores y patrocinadores durante tu evento, es importante ofrecerles una visibilidad adecuada en la aplicación. Una buena aplicación de eventos debe proponer un espacio dedicado a la promoción de estos actores, mostrando por ejemplo su logotipo, una descripción de sus actividades, así como enlaces a sus sitios web y redes sociales.
Integración con redes sociales
Finalmente, para maximizar el alcance de tus asociaciones, puede ser interesante integrar funcionalidades relacionadas con las redes sociales en la aplicación, para facilitar el intercambio de información sobre los expositores y patrocinadores con el público. Esto puede incluir la implementación de botones para compartir, o la integración de flujos de noticias de las cuentas oficiales de los socios.
En resumen, una aplicación de eventos optimizada para la gestión de expositores y patrocinadores debe ofrecer numerosas funcionalidades para facilitar los procesos de planificación, seguimiento y comunicación. Los elementos clave a tener en cuenta son la centralización de información, la gestión de tareas, la reserva en línea y el pago integrado, así como la promoción y la visibilidad de los socios en la aplicación y las redes sociales.
