Un événement phygital ou hybride est un mélange entre un événement physique et un événement virtuel. La transposition de l’événement présentiel au format digital n’est pas simple, il faut adapter le contenu à la base physique au format digital qui a ses propres codes et ses propres contraintes. L’adaptation du contenu peut donc s’avérer lente et contraignante. Comment organiser un événement hybride impactant ? À quoi faut-il penser pour mener à bien son événement ? La réponse dans cet article.
Pour créer un événement phygital impactant il faut penser à plusieurs choses :
Pensez technique
Pour la réussite de votre événement vous avez besoin de vous assurer qu’au niveau technique tout fonctionnera comme sur des roulettes. Au-delà du fait qu’il vous faut choisir le moyen par lequel vous souhaitez véhiculer votre événement, vous avez également besoin de vous entourer de bons professionnels. Un événement phygital implique de faire appel à des prestataires techniques.
Lorsque on parle de la virtualisation d’événements il faut garder à l’esprit qu’il y a plusieurs moyens technologiques qui doivent être pris en compte. Afin de mettre en place votre événement digitalisé vous avez le choix entre deux grandes familles : d’un côté le streaming et de l’autre la visioconférence. Le streaming vous permettra d’avoir un grand nombre de participants. C’est de l’information descendante, c’est-à-dire que vos participants n’ont pas besoin de se connecter avec leurs micro et caméra, ils ne font que regarder la vidéo. De plus, selon l’outil de streaming utilisé vous pouvez bénéficier d’un taux de personnalisation. La visioconférence quant à elle, est conseillé pour des ateliers et workshops, lorsque les participants ont besoin d’intervenir par audio et caméra. Bien évidemment, il est possible d’avoir de l’interaction avec le streaming mais cela se fera plutôt par écrit (posez vos questions, le chat, les quiz).
Comment fait-on du streaming ?
Plusieurs possibilités existent si vous voulez faire du streaming cela dépendra si vous souhaitez mettre en place un plateau télé et dans ce cas-là vous devez faire appel à des professionnels de la captation vidéo, ou si les interventions se feront complètement à distance et dans ce cas-là il faudra passer par un professionnel comme l’outil Vodalys Studio de la société Vodalys. Dans le cas d’un événement phygital c’est bien évidemment le plateau télé qui prévaudra, la deuxième solution étant réservé à des événements 100% virtuels. Il est bien évidemment possible de combiner un streaming avec des visioconférences dans le cas d’un événement combinant des interventions en plénière et des ateliers de travaux. Dans ce cas-là le professionnel du streaming se chargera de faire le switch sur son flux vidéo. Il est possible alors de faire aussi appel à des intervenants se trouvant partout dans le monde en passant par un duplex ou un multiplex.
Pensez au programme
Pour que votre programme soit totalement optimisé, dans le cadre d’un événement phygital, il faut absolument l’adapter à la fois au physique et au virtuel. Le contenu doit, en effet, être facilement transposable. Le digital dispose de ses propres codes et de ses contraintes qu’il vaut mieux anticiper dès le départ. En établissant un planning facilement transposable on s’assure que l’événement sera au bon format et donc on garantit sa faisabilité. D’autant plus, dans le cas extrême où finalement l’événement ne puisse pas se faire en phygital, vous pourriez facilement le basculer en événement virtuel.
Pensez aux orateurs
Vous devez établir la liste des orateurs et savoir lesquels vont intervenir sur place et lesquels à distance. En effet votre professionnel du streaming va devoir entre autres jongler entre les différentes présentations. Si vous faites un événement multi-lingue il faut savoir qui interviendra à quel moment pour pouvoir gérer la traduction en live avec des traducteurs agréés.
Pensez aux participants
Établissez deux listes distinctes de participants : une avec les invités en présentiel et ceux online. Vous pouvez également prévoir seulement une liste d’invités présents sur place en choisissant de faire un événement ouvert. Votre public sera plus nombreux et diversifié.
Pensez à l’interactivité
Utilisez des outils d’interactivité tout en choisissant ceux qui seront le plus pertinents pour votre événement ou bien cumulez-les. Que ce soit des quiz, des trainings, des chats, des discussions de groupe et/ ou des questions à poser, il faut absolument intégrer des outils d’interactivité au sein de votre événement phygital. Cela va créer de l’interaction et permettra de garder l’attention et l’intérêt de votre public online.
Pensez aux documents, photos, informations pratiques, pages de présentation…
Tous les outils seront bons pour rendre votre événement facile d’accès et ludique. Que ça soit des présentations ppt, des documents utiles, des photos de l’événement le jour j ou des éditions précédentes, vos participants vont apprécier de jongler entre ces différents éléments.
La solution Invent App
Pensez à Invent App pour rendre votre événement phygital attractif. Avec notre application mobile qui fait également office d’une application web vous allez pouvoir réellement embellir votre événement. N’hésitez pas à nous contacter, nous saurons vous conseiller sur l’organisation et la faisabilité de votre projet. Nous restons à votre écoute, alors qu’attendez-vous ?
